Sähköinen taloushallinto käytännössä: mitä yrittäjä tekee itse?

Mitä sähköinen taloushallinto tarkoittaa tiistaina, kun tankkaat työauton, tai silloin, kun sähköpostiin tulee lasku tukusta? Vastaus riippuu siitä, miten työt on jaettu yrittäjän ja tilitoimiston kesken. Siksi tässä ei esitellä sähköistä taloushallintoa yleisesti, vaan seurataan yhden yrityksen kuukautta tehtävä kerrallaan.

Esimerkki on kuvitteellinen. Siinä on pieni kuopiolainen remonttiyritys, jossa on yrittäjän lisäksi kaksi työntekijää ja jonka arvonlisäveron verokausi on kuukausi. Työnjako on sovittu näin:

• Yrittäjä tallentaa kuitit, tarkistaa ostolaskut, tekee myyntilaskut, toimittaa palkkatiedot ja maksaa itse ostolaskut ja palkat verkkopankissa sekä verot OmaVerossa.
• Tilitoimisto kirjaa tapahtumat, laskee palkat, tekee ilmoitukset tulorekisteriin ja Verohallintoon sekä kertoo yrittäjälle maksettavat summat.

Kuitit, laskut ja raportit kulkevat esimerkissä yhden sähköisen järjestelmän kautta. Se on tämän yrityksen ratkaisu, ei sähköisen taloushallinnon edellytys. Esimerkkiyrityksen sopimukseen on liitetty Taloushallintoliiton yleiset TAL2023-ehdot. Jos omassa sopimuksessasi ei viitata niihin, aikataulut ja vastuut sovitaan sopimuksessa.

Lokakuun alku: kuitti ei saa jäädä taskuun

Yrittäjä tankkaa pakettiauton ja ostaa rautakaupasta kiinnikkeitä työmaalle. Kassalta tulee kaksi paperikuittia.

Yrittäjä: tallentaa kuitit järjestelmään saman päivän aikana ja kirjoittaa kumpaankin lyhyen selitteen, esimerkiksi työmaan nimen. Kirjanpitäjä näkee kuitista summan ja myyjän, mutta ei sitä, mihin työhön ostos liittyi.

Tilitoimisto: kirjaa kuitin oikealle kululle ja arvonlisäverokannalle. Jos kuitista ei selviä, onko kyse yrityksen kulusta, kirjanpitäjä kysyy.

Tositteet säilytetään Verohallinnon ohjeen mukaan vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Säilytysvastuu on yrityksellä, myös jos tilitoimisto joskus vaihtuu.

Toinen viikko: ostolasku tulee sähköpostiin

Tukku lähettää tarvikelaskun PDF-liitteenä sähköpostiin.

Yrittäjä: ohjaa laskun järjestelmään sovitulla tavalla ja pyytää tukkua lähettämään jatkossa verkkolaskun. Sähköisestä laskutuksesta annetun lain mukaan yritys, jonka tilikauden liikevaihto ylittää 10 000 euroa, voi pyytää toiselta lain tarkoittamalta toimijalta laskun eurooppalaisen standardin mukaisena sähköisenä laskuna. Sähköpostin PDF-liite ei ole tällainen rakenteinen lasku.

Kun lasku on järjestelmässä, yrittäjä tarkistaa sen. Täsmääkö määrä ja hinta siihen, mitä tilattiin? Jos ei, virheestä reklamoidaan toimittajalle ennen maksamista. Tarkistuksen voi tehdä myös joku muu yrityksen nimeämä henkilö, mutta se kuuluu yritykselle. TAL2023-ehtojen mukaan toimiston pitää kertoa havaitsemistaan virheistä, mutta se ei ole velvollinen etsimään asiakkaan aineistosta laskuvirheitä, ellei niin ole sovittu.

Tarkistuksen jälkeen yrittäjä maksaa laskun eräpäivänä verkkopankissa.

Tilitoimisto: kirjaa laskun ostoreskontraan ja myöhemmin maksun kirjanpitoon.

Kolmas viikko: myyntilasku asiakkaalle

Keittiöremontti valmistuu, ja asiakas pitää laskuttaa.

Yrittäjä: tekee myyntilaskun järjestelmässä ja erittelee työmaan ja lisätyöt omille riveilleen. Silloin sekä asiakas että kirjanpitäjä näkevät suoraan, mistä loppusumma koostuu. Jos asiakas on yritys, sekin voi pyytää laskua verkkolaskuna.

Tilitoimisto: kirjaa myyntilaskun ja asiakkaan maksun, kun se saapuu tilille.

Kuun loppu: palkat

Työntekijöiden palkat maksetaan kuun viimeisenä päivänä.

Yrittäjä: toimittaa työntekijöiden tunnit ja mahdolliset kilometrikorvaukset tilitoimistolle ajoissa. TAL2023-ehtojen oletus on, että palkka-aineisto on toimistolla viisi arkipäivää ennen sovittua valmistumispäivää. Työaikakirjanpidosta vastaa työnantaja. Kun palkkalaskelmat ovat valmiit, yrittäjä maksaa palkat verkkopankissa.

Tilitoimisto: laskee palkat, tekee palkkalaskelmat ja ilmoittaa palkat tulorekisteriin. Ilmoituksen määräaika on viisi kalenteripäivää, ja se lasketaan maksupäivää seuraavasta päivästä. Jos viimeinen päivä osuu viikonloppuun tai pyhäpäivään, ilmoituksen voi antaa seuraavana arkipäivänä (tulorekisterin määräajat). Jos jonain kuukautena palkkaa ei makseta lainkaan, säännöllinen työnantaja ilmoittaa siitä erillisilmoituksella. Esimerkkiyrityksessä toimisto tekee senkin, kunhan yrittäjä kertoo tauosta.

Marraskuun alku: lokakuu kirjataan valmiiksi

Yrittäjä: tarkistaa, että kaikki lokakuun kuitit ja laskut ovat järjestelmässä. TAL2023-ehtojen oletusaikataulussa kuukauden aineisto on toimistolla seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä. Käytännössä tämä tarkoittaa unohtuneiden kuittien tallentamista ja kirjanpitäjän kysymyksiin vastaamista.

Tilitoimisto: täsmäyttää pankkitilin, tekee kuukauden kirjaukset ja laatii lokakuun arvonlisäveroilmoituksen. Toimisto kertoo yrittäjälle maksettavan veron määrän.

Kuukausittain ilmoittavalla yrityksellä lokakuun arvonlisävero ilmoitetaan ja maksetaan viimeistään joulukuun 12. päivänä. Jos se ei ole arkipäivä, määräpäivä siirtyy seuraavaan arkipäivään (Verohallinnon maksuohje). Esimerkkiyrityksessä yrittäjä maksaa veron OmaVerossa.

Kun kirjanpitäjä kysyy

Kuukauden kirjaamisen aikana kirjanpitäjältä voi tulla muutama kysymys: mikä tämä tilisiirto on, puuttuuko tästä kuitti, kuuluuko tämä ostos yritykselle. TAL2023-ehdoissa asiakkaalta edellytetään, että toimiston tiedusteluihin vastataan viipymättä. Tavalliset tarkentavat kysymykset voivat kuulua sovittuun kirjanpitopalveluun. Laajempi selvitystyö voidaan laskuttaa erikseen sopimuksesta riippuen, joten nopea vastaus kannattaa.

Raportit: mitä näkyy heti ja mitä vasta kirjausten jälkeen

Sähköisessä järjestelmässä osa tiedoista näkyy heti. Tallennettu kuitti ja saapunut ostolasku ovat järjestelmässä samana päivänä. Valmis kirjanpito on eri asia: lokakuun luvut ovat luotettavia vasta, kun lokakuu on täsmäytetty ja kirjattu marraskuun alussa.

Kirjausten jälkeen yrittäjä katsoo ainakin näitä:

• tuloslaskelma, josta näkee kauden tuloksen
• tase, joka näyttää varat sekä oman pääoman ja velat tietyllä hetkellä
• reskontrat, joista näkee avoimet osto- ja myyntilaskut ja erääntyneet saatavat.

Raportit kertovat toteutuneesta. Rahan riittävyyttä seuraavan kuun palkkoihin ja arvonlisäveroon ei voi päätellä niistä yksin, vaan tarvitaan myös tulevat maksut, odotettavissa olevat asiakassuoritukset ja niiden ajankohdat. Kun outo luku huomataan kuukauden kirjausten jälkeen, siihen ehtii kuitenkin puuttua paljon aiemmin kuin vasta tilinpäätöksessä.

Sähköinen taloushallinto yhdellä silmäyksellä: esimerkin työnjako

Kuinka paljon haluat tehdä itse?

Esimerkkiyrityksen yrittäjä tallensi kuitit, tarkisti ja maksoi ostolaskut, laskutti asiakkaitaan, toimitti palkkatiedot ja maksoi palkat, vastasi kirjanpitäjän kysymyksiin, seurasi raportteja ja maksoi arvonlisäveron. Tilitoimisto hoiti kirjaukset, palkanlaskennan, ilmoitukset ja täsmäytykset.

Työnjakoa voi siirtää kumpaan suuntaan tahansa. Kuopion Talouspalvelutiimille voi antaa esimerkiksi laskutuksen, osto- ja myyntireskontran tai maksuliikenteen asiakkaan antamien valtuuksien mukaan, ja palvelut valitaan vain tarvittavilta osin. Vaikka ulkoistaisit paljon, yritykseltä tarvitaan edelleen tietoja, päätöksiä ja vastauksia kirjanpitäjän kysymyksiin. Tositteiden toimittaminen ja ostojen tarkistaminen jäävät yrityksen omalle väelle, koska siellä tiedetään, mitä on ostettu ja miksi.

Kuopion Talouspalvelutiimin järjestelmässä ostolaskut ja kirjanpidon raportit näkyvät asiakkaalle reaaliaikaisesti, ja myyntilaskutuksen voi halutessaan hoitaa itse järjestelmän kautta. Jos haluat tietää, miltä oma kuukautesi näyttäisi, kysy järjestelmästä ja työnjaosta ja kerro samalla, mitkä tehtävät hoidat nyt itse.