Tilitoimiston vaihtaminen vaihe vaiheelta: kuka hoitaa minkäkin kuukauden?

Kuka tekee viimeisen kuukauden kirjanpidon, ja kuka huolehtii seuraavista ilmoituksista? Tilitoimistoa vaihtaessa vastuut kannattaa sopia selvästi. Tilitoimiston vaihtaminen ei yleensä kaadu itse päätökseen vaan saumakohtaan, jossa vanha toimisto on jo lopettamassa ja uusi vasta aloittamassa.

Alla vaihto on jaettu kolmeen vaiheeseen: mitä tehdään ennen irtisanomista, mitä siirtymävaiheessa ja mitä ensimmäisen kuukauden aikana uuden tilitoimiston kanssa.

Ennen vaihtoa: varmista jatko ja lue oma sopimuksesi

Aloita uudesta toimistosta. Kun tiedät, kuka jatkaa ja mistä kuukaudesta alkaen, irtisanomisen ajoitus on helpompi päättää eikä väliin jää kuukautta, jota kukaan ei hoida.

Lue sen jälkeen nykyinen toimeksiantosopimus. Ratkaisevaa on se, mitä juuri sinun sopimuksessasi lukee irtisanomisajasta, irtisanomisen tavasta ja palveluista sopimuksen päättyessä. Toimialajärjestö Taloushallintoliiton laatimat yleiset TAL2023-ehdot koskevat sopimustasi vain, jos niihin sopimuksessa viitataan. Ne eivät ole laki.

Jos TAL2023-ehdot ovat osa sopimustasi, niistä tulevat esimerkiksi nämä lähtökohdat, ellei toisin ole sovittu:

• toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen irtisanomisaika on kaksi kuukautta
• irtisanominen tehdään todisteellisesti
• toimisto voi laskuttaa palkkion myös irtisanomisajalta, vaikka töitä ei enää teetettäisi.

Viimeinen kohta on hyvä tietää, jos uusi toimisto aloittaa jo irtisanomisaikana.

Sovi vanhan toimiston viimeinen kuukausi

Irtisanomispäivä ei vielä kerro, kuka kirjaa minkäkin kuukauden. Sopikaa erikseen, mikä kuukausi on vanhan toimiston viimeinen kirjanpitokuukausi, kuka tekee sen kuukauden työt ja kuka antaa ilmoitukset, jotka erääntyvät vasta sopimuksen päätyttyä. Nämä eivät aina osu samalle toimistolle. Kuukauden kirjanpito voi olla vanhan toimiston työtä, vaikka siihen liittyvä ilmoitus annetaan uuden toimiston aikana. Uudelle toimistolle kuuluvat ne tehtävät, joista sen kanssa on sovittu.

Myös tilikausi vaikuttaa järjestelyyn. Jos sopimukseesi sovelletaan TAL2023-ehtoja, ratkaisevaa on, mikä tilikausi on päättynyt asiakkuuden aikana. Kun tällaisen tilikauden tilinpäätös on vielä tekemättä sopimuksen loppuessa, vanha toimisto laatii sen silloin, kun työ maksetaan etukäteen ja tarvittava aineisto on toimitettu 30 päivän kuluessa tilikauden päättymisestä, ellei muusta aikataulusta ole sovittu. Jos sopimus päättyy kesken tilikauden, toimisto tekee ennakkomaksua vastaan tasetilien ja palkanlaskennan erittelyt. Kumpaakaan velvollisuutta ei ole, jos toimisto on purkanut sopimuksen ehtoihin perustuvalla syyllä (TAL2023, kohta 11).

Esimerkki: vaihto syksyllä

Seuraava tapahtumaketju on kuvitteellinen esimerkki, ei kenenkään asiakkaan tapaus. Esimerkkiyrityksen tilikausi on kalenterivuosi, arvonlisäveron verokausi on kuukausi ja sopimuksessa on kahden kuukauden irtisanomisaika.

1. Elo- ja syyskuu. Yrittäjä valitsee uuden toimiston ja sopii, että se aloittaa joulukuun kirjanpidosta. Irtisanominen lähtee todisteellisesti syyskuun lopussa.
2. Loka- ja marraskuu. Vanha toimisto jatkaa normaalisti. Osapuolet sopivat, että marraskuu on sen viimeinen kirjanpitokuukausi ja että se antaa myös marraskuun arvonlisäveroilmoituksen.
3. Joulukuu. Uusi toimisto aloittaa joulukuun kirjauksista ja palkoista. Kun marraskuun aineisto on saapunut ja kirjattu, vanha toimisto luovuttaa tammi-marraskuun kirjanpidot ja sovitut erittelyt.
4. Tammikuu. Marraskuun arvonlisäveron eräpäivä on tammikuun 12. päivä. Vanha toimisto voi antaa ilmoituksen jo joulukuussa, kun marraskuu on kirjattu. Koska tekijä sovittiin lokakuussa, ilmoitus ei jää kahden toimiston väliin.
5. Kevät. Uusi toimisto laatii tilinpäätöksen saamiensa erittelyjen ja omien kirjaustensa pohjalta.

Siirtymävaihe: aineistot, ohjelmisto ja valtuudet

Siirtymävaihe alkaa irtisanomisesta ja päättyy, kun uusi toimisto pääsee kaikkeen tarvitsemaansa.

Aineisto on yrityksen vastuulla

Vastuu kirjanpidosta pysyy yrityksellä, vaikka työn tekisi tilitoimisto. Siksi myös aineiston säilyttäminen on yrityksen asia. Verohallinnon ohjeen mukaan tilinpäätös, kirjanpidot ja tililuettelo säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteet vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.

Uusi toimisto tarvitsee jatkaakseen ainakin viimeisimmän tilinpäätöksen, kuluvan tilikauden kirjanpidot vanhan toimiston viimeiseen kuukauteen asti ja tarvittavat erittelyt.

Pyydä aineiston luovutusta ja sovi aikataulusta hyvissä ajoin, vaikka loppulaskutus olisi vielä kesken. Jos TAL2023-ehdot ovat käytössä, toimistolla on oikeus pitää laatimansa aineisto hallussaan, kunnes sen saatavat on maksettu, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. Laskujen maksaminen sovitusti nopeuttaa siis luovutusta. Noutokulut ja mahdollinen säilytysmaksu kuuluvat ehtojen mukaan asiakkaalle.

Ohjelmisto vaikuttaa siihen, mitä siirtyy

Selvitä, kenen ohjelmistolla kirjanpito on tehty. Jos ohjelmisto on yrityksen oma, aineiston ja tietokantojen oikeudet kuuluvat TAL2023-ehtojen mukaan yritykselle. Jos työ on tehty toimiston ohjelmistolla, toimiston rakentamat automaatiot, kuten oletustiliöinnit, jäävät toimistolle. Yrityksen itse toimittamaan aineistoon tämä ei vaikuta.

Tarkista oman ohjelmistosi siirtokäytäntö: kuka pyytää tilitoimiston vaihtoa, milloin uusi toimisto saa pääsyn ja milloin vanhan toimiston pääsy päättyy. Sovi vaihdon ajankohta niin, että vanha toimisto ehtii tehdä viimeiset sovitut työt.

Valtuudet Verohallintoon ja tulorekisteriin

Tilitoimisto asioi Verohallinnossa yrityksen puolesta Suomi.fi-valtuuksilla. Veroasioiden hoito -valtuus ei kata tulorekisteriä, joten palkkoja varten tarvitaan oma valtuutensa (Verohallinnon valtuuttamisohje). Uusi toimisto voi pyytää valtuutta, ja yrityksen puolesta pyynnön hyväksyy henkilö, jolla on siihen oikeus. Oikeus voi perustua kaupparekisteritietoihin tai yrityksen antamaan valtuutusoikeuteen (Suomi.fi: valtuuksien antaminen organisaationa).

Verohallinnon mukaan tilitoimiston pitää mitätöidä valtuudet asiakassuhteen päätyttyä. Ajoita tämä loppujärjestelyjen mukaan: jos vanha toimisto antaa vielä sovitun viimeisen ilmoituksen, kuten esimerkin marraskuun arvonlisäveroilmoituksen, se tarvitsee valtuutensa siihen asti. Kun viimeinen sovittu tehtävä on tehty, tarkista Valtuudet-palvelusta, ettei vanha toimisto jää näkemään yrityksen verotietoja.

Ensimmäinen kuukausi uuden tilitoimiston kanssa

Ensimmäiseen kuukauteen osuu usein vielä edellisen toimiston aikaa koskevia määräpäiviä, joten tekijät kannattaa käydä läpi nimeltä.

• Arvonlisävero: kuukausittain ilmoittava yritys antaa ilmoituksen ja maksaa veron kahden kuukauden päästä kuun 12. päivänä, eli maaliskuun vero erääntyy toukokuussa. Viikonloppuun tai pyhään osuva eräpäivä siirtyy seuraavalle arkipäivälle (Verohallinnon maksuohje).
• Palkkatietoilmoitus: viiden kalenteripäivän määräaika lasketaan maksupäivää seuraavasta päivästä, ja viikonloput lasketaan mukaan. Tiistaina maksetun palkan määräaika päättyy siis sunnuntaina. Koska määräaika päättyy viikonloppuun, ilmoituksen voi antaa maanantaina, tai jos maanantai on pyhäpäivä, seuraavana arkipäivänä (tulorekisterin määräajat).
• Työnantajan erillisilmoitus: määräpäivä on palkkakuukautta seuraavan kuun viides päivä. Säännöllinen työnantaja ilmoittaa myös ne kuukaudet, joilta palkkaa ei makseta.

Jos ensimmäinen palkkapäivä osuu heti vaihdon jälkeen, uuden toimiston pitää saada työntekijätiedot ja aiemmat kertymät ennen palkka-ajoa.

Ensimmäisen kuukauden aikana kannattaa myös

• tarkistaa, että avaussaldot vastaavat edellisen toimiston erittelyjä
• sopia, missä muodossa ja mihin päivään mennessä aineisto toimitetaan jatkossa
• käydä läpi, kuka maksaa laskut ja kuka laskuttaa asiakkaita.

Jos edellisen toimiston työstä löytyy virhe

Kun avaussaldoja täsmäytettäessä löytyy virhe, ilmoita siitä vanhalle toimistolle kirjallisesti heti. TAL2023-ehdoissa toimistolla on oikeus ja velvollisuus korjata oma virheensä, ja korvausvaatimuksille on määräajat. Yksityiskohdat ovat ehtojen kohdissa 23 ja 26.

Tilitoimiston vaihtaminen: mitä hoidat itse ja missä saat apua

Irtisanominen, valtuuksien antaminen ja vanhan toimiston laskujen maksaminen ovat yrityksen päätöksiä, vaikka käytännön toimet voi hoitaa myös siihen valtuutettu henkilö. Kaiken muun voi jakaa. Kerro uudelle toimistolle heti alussa, mitkä tehtävät vanha toimisto hoiti ja mitkä teit itse, jotta mikään ei jää kummankaan listalta pois.

Vaihto on myös hyvä hetki miettiä työnjakoa uudelleen. Kuopion Talouspalvelutiimin palveluja voi käyttää vain tarvittavilta osin tai kokonaisuutena. Kirjanpidon ja tilinpäätösten lisäksi niihin kuuluvat esimerkiksi palkanlaskenta, oma-aloitteisten verojen ilmoittaminen ja verojen maksutilanteen seuranta (taloushallinnon palvelut).

Kun otat yhteyttä jo irtisanomista harkitessasi, vanhan toimiston viimeisestä kuukaudesta ehtii sopia ennen kuin irtisanomisaika alkaa kulua.