Kirjanpidon hinta: mistä se muodostuu ja miten tarjouksia vertaa?

Kaksi tilitoimistoa voi tarjota saman kuukausihinnan, ja silti vuoden lopussa toinen on tullut selvästi kalliimmaksi. Ero syntyy siitä, mitä kuukausihintaan on laskettu mukaan ja mitä veloitetaan sen päälle. Kirjanpidon hinta kannattaakin lukea tarjouksesta kokonaisuutena: kuukausimaksu, vuosittaiset työt, ohjelmisto ja lisätyöt.

Tämä opas käy tarjouksen läpi osa kerrallaan ja antaa taulukon, jolla eri toimistojen tarjoukset saa samalle viivalle.

Kuukausihinta kattaa juoksevan työn, ei välttämättä vuoden töitä

Kuukausihinta kattaa usein juoksevan kirjanpidon eli tositteiden kirjaamisen, täsmäytykset ja kuukausittaiset ilmoitukset. Vuoden mittaan tehtävät isommat työt, kuten tilinpäätös ja tuloveroilmoitus, voivat olla mukana tai hinnoiteltu erikseen. Tarjouksesta pitäisi näkyä kumpi.

Rajan tavallisen palvelun ja lisätyön välillä määrittää sopimus ja sen palveluerittely. Toimialajärjestö Taloushallintoliitto on laatinut yleiset TAL2023-ehdot, mutta ne koskevat sopimustasi vain, jos ne on otettu siihen mukaan. Silloin tavallisesta palvelusta poikkeavat lisätyöt voidaan veloittaa erikseen toimiston hinnoitteluperusteilla, ellei muuta ole sovittu. Palkkion päälle voi tulla myös suoranaisia matka- ja muita kuluja, mutta ehtojen mukaan vain sellaisia, jotka ovat tarpeellisia, tavanomaisia ja kohtuullisia.

Kolme tapaa hinnoitella sama työ

Ennen kuin vertaat summia, selvitä, millä logiikalla hinta on laskettu. Perustuuko se kiinteään kuukausimaksuun, tositteiden tai tapahtumien määrään vai käytettyyn työaikaan, vai onko kyse näiden yhdistelmästä? Jokaisessa mallissa on omat kohtansa, joihin kannattaa kiinnittää huomiota.

Kiinteä kuukausihinta on helppo budjetoida. Hinnan taustalla on silti arvio työmäärästä, ja se voi näkyä tarjouksessa esimerkiksi tositteiden enimmäismääränä. Kysy, mitä tapahtuu, kun oletus ylittyy kiireisenä kuukautena.

Määrään perustuva hinta seuraa liiketoiminnan vaihtelua. Hiljaisena kuukautena lasku voi jäädä pienemmäksi, mutta malliin voi kuulua myös perus- tai vähimmäismaksu. Kysy, onko sellainen käytössä.

Tuntiveloitus perustuu tehtyyn työhön, mutta tuntihinta ei vielä kerro, paljonko työhön kuluu. Pyydä arvio kuukausittaisesta tuntimäärästä ja kysy, millainen erittely laskussa on.

Mikään malleista ei ole itsessään edullisin. Ratkaisevaa on, kuinka hyvin malli sopii siihen, miten yrityksesi tositemäärä ja työnjako vaihtelevat.

Tarjouksen erittely osa kerrallaan

Tilinpäätös ja veroilmoitus

Kysy, sisältyykö tilinpäätös kuukausihintaan vai laskutetaanko se kerran vuodessa. Kysy myös, vaikuttaako yritysmuoto tilinpäätöksen hintaan, jos esimerkiksi suunnittelet toiminimen muuttamista osakeyhtiöksi. Selvitä samalla, kuuluuko tuloveroilmoitus samaan hintaan ja laaditaanko tase-erittelyt ilman erillistä veloitusta.

Palkanlaskenta

Palkanlaskennan hinta riippuu siitä, kuinka monelle palkkaa maksetaan ja kuinka usein. Tulorekisteriin annetaan palkkatietoilmoitus jokaisesta palkansaajasta jokaiselta maksupäivältä (tulorekisterin määräajat). Maksurytmillä on siksi merkitystä: kuukausipalkassa maksupäiviä on vuodessa 12, kahdesti kuukaudessa maksettaessa 24 ja kahden viikon välein maksettaessa noin 26. Kysy, hinnoitellaanko palkanlaskenta palkansaajaa, palkkalaskelmaa vai kuukautta kohden, ja sisältyvätkö työnantajan erillisilmoitukset ja vuosittaiset ilmoitukset hintaan.

Ohjelmisto

Ohjelmisto voi olla yrityksen oma, jolloin yritys maksaa lisenssin suoraan toimittajalle, tai tilitoimiston, jolloin kustannus voi näkyä toimiston laskussa. Jos sopimuksessa sovelletaan TAL2023-ehtoja, asiakkaalle annettava pääsy toimiston ohjelmistoon voidaan ehtojen mukaan antaa eri maksusta. Selvitä siis, kuka maksaa ohjelmiston, maksaako oma käyttäjätunnuksesi erikseen ja liittyykö käyttöön tapahtuma- tai tositekohtaisia maksuja.

Neuvonta

Neuvonnan hinnoittelu vaihtelee toimistoittain. Joissain tarjouksissa lyhyet puhelut ja sähköpostikysymykset kuuluvat kuukausihintaan, toisissa neuvonta laskutetaan tuntiperusteisesti. Kysy, missä raja kulkee. Nopea kysymys arvonlisäverokannasta on eri asia kuin investointilaskelma tai yhtiömuodon muutoksen suunnittelu.

Arvonlisävero ja hinnanmuutokset

Tarkista, onko summa ilmoitettu arvonlisäverollisena vai ilman. Jos sopimukseen sovelletaan TAL2023-ehtoja, maksut eivät sisällä arvonlisäveroa, ja tarjous on voimassa 30 päivää, ellei tarjouksessa toisin mainita.

Hinta ei myöskään ole välttämättä lukittu koko asiakkuuden ajaksi. TAL2023-ehdoissa korotuksesta kerrotaan asiakkaalle kirjallisesti vähintään 30 päivää ennen kuin uusi hinta tulee voimaan. Asiakas voi tällöin irtisanoa sopimuksen päättymään muutoksen voimaantulopäivänä, kun irtisanominen tehdään kirjallisesti 14 päivän kuluessa ilmoituksen päiväyksestä. Lainmuutoksesta tai viranomaismääräyksestä johtuviin muutoksiin ehdoissa on oma menettelynsä, jossa ilmoitusaika on 14 päivää (TAL2023, kohdat 13, 18 ja 19).

Vertailutaulukko: kysy jokaiselta samat asiat

Kopioi taulukko itsellesi ja täytä se jokaisesta tarjouksesta. Pyydä kaikilta toimistoilta tarjous samalla palvelusisällöllä ja samalla arviolla työmäärästä, muuten summat eivät ole vertailukelpoisia. Merkitse tarjouksen sarakkeeseen joko ”sisältyy kuukausihintaan” tai erillisen veloituksen määrä ja peruste, esimerkiksi vuosiveloitus tai hinta palkkalaskelmaa kohden. Jos ruutu jää tyhjäksi, kysy asia ennen päätöstä.

Laske taulukon perusteella vuosikustannus. Aloita kuukausimaksuista koko vuodelta ja lisää niihin vain ne rivit, joihin olet merkinnyt erillisen veloituksen. Jos tilinpäätös, ohjelmisto tai palkanlaskenta sisältyy kuukausihintaan, sitä ei lasketa toiseen kertaan. Lisää lopuksi arvio erikseen laskutettavasta neuvonnasta ja lisätöistä. Jos tositemäärä vaihtelee kausittain, laske kuukausimaksut koko vuoden arvion mukaan, älä yhden tavallisen kuukauden perusteella. Pidä aloitusmaksut erillään jatkuvista kuluista, koska ne maksetaan vain kerran.

Esimerkki havainnollistaa eron. Tarjouksessa A kuukausihinta on korkeampi, mutta se sisältää tilinpäätöksen, tuloveroilmoituksen ja ohjelmiston. Tarjouksessa B kuukausihinta on matalampi, ja tilinpäätös, ohjelmistolisenssi sekä kaikki puhelinneuvonta laskutetaan erikseen. Pelkkien kuukausihintojen perusteella B näyttää edullisemmalta. Vuositasolla järjestys voi kääntyä, ja sen näkee vasta, kun erilliset veloitukset on laskettu mukaan.

Mitä hinta ei kerro

Taulukkoon ei saa kaikkea. Kysy tarjousvaiheessa myös, kuka kirjanpitoasi käytännössä hoitaa, miten hänet tavoittaa ja kuinka nopeasti kysymyksiin yleensä vastataan. Kysy lisäksi, auttaako toimisto myös muissa kuin kirjanpitoon liittyvissä asioissa, kuten yrityksen kehittämisessä tai yhtiömuodon muutoksessa, ja kuuluuko se sovittuun palveluun. Nämä eivät näy hintarivillä, mutta ne vaikuttavat siihen, miltä yhteistyö tuntuu ensimmäisen vuoden jälkeen.

Mitkä asiat vaikuttavat kirjanpidon hintaan

Tilitoimisto arvioi hinnan sen perusteella, kuinka paljon työtä yrityksen kirjanpito teettää. Siihen vaikuttavat erityisesti

• tositteiden määrä kuukaudessa ja se, tulevatko ne sähköisinä vai paperisina
• yritysmuoto ja tilikauden pituus
• palkansaajien määrä ja palkanmaksun rytmi
• arvonlisäveron verokausi, koska se ratkaisee, montako ilmoitusta vuodessa annetaan
• kuinka valmiina ja ajallaan aineisto tulee toimistolle
• mitä yrittäjä tekee itse ja mitä toimisto tekee hänen puolestaan.

Moneen näistä voit vaikuttaa itse, esimerkiksi toimittamalla aineiston sähköisenä ja ajallaan. Toimiston kanssa sovitaan, mihin päivään mennessä kuukauden aineiston pitää olla perillä. Jos sopimukseen sovelletaan TAL2023-ehtoja eikä muuta ole sovittu, oletus on seuraavan kuukauden 10. päivä. Kun aineisto on ajoissa ja kuitit selitettyinä, toimiston ei tarvitse käyttää aikaa puuttuvien tositteiden selvittelyyn.

Myös arvonlisäveron verokausi voi muuttua. Verohallinnon ohjeen mukaan neljännesvuoteen voi hakeutua, kun liikevaihto on alle 100 000 euroa, ja vuoden verokauteen, kun se on alle 30 000 euroa (Verohallinto: verokauden muutos). Pidempi verokausi ei tule voimaan automaattisesti, vaan sitä haetaan. Tarjousta varten riittää, että kerrot nykyisen verokautesi.

Tarjouspyyntö: nämä tiedot kannattaa koota valmiiksi

Tarkka tarjous edellyttää, että toimisto tietää, millaista työtä se ottaa vastaan. Mitä paremmin kuvaat yrityksesi, sitä vähemmän tarjoukseen jää oletuksia. Kokoa valmiiksi

• yritysmuoto, toimiala ja tilikausi
• arvio kuukausittaisista osto- ja myyntilaskuista sekä kuiteista
• palkansaajien määrä ja palkanmaksun rytmi
• arvonlisäveron verokausi
• nykyinen kirjanpito-ohjelmisto, jos sellainen on
• tehtävät, jotka haluat siirtää toimistolle, kuten laskutus, maksuliikenne tai reskontrat.

Kuopion Talouspalvelutiimilla viimeinen kohta on erityisen olennainen, koska taloushallinnon palvelut voi valita kokonaisuutena tai vain tarvittavilta osin. Toimistolle voi ulkoistaa esimerkiksi pelkän kirjanpidon tai antaa sen huolehtia taloushallinnosta kokonaan, ja palveluja tarjotaan niin pienille toiminimille kuin kymmeniä työntekijöitä työllistäville yrityksille.

Kun tiedot ovat koossa, ne voi lähettää yhteydenottolomakkeella tai käydä läpi puhelimessa. Pyydä tarjous samalla erittelyllä kuin muiltakin toimistoilta, niin vertailutaulukko täyttyy ilman arvailua.